איך יוצרים אירוע עסקי מוצלח?

קצת על הפקת אירוע עסקי

כדי להצליח בהפקת אירוע עסקי, תחילה יש לדעת ולהבין כמה פרטים על אודותיה של החברה וההיסטוריה שלה: בסיס החברה ואבן הליבה שלה, מטרותיה והחזון שלה, דרכי פעולותיה, כלליה, אנשיה ועיסוקם, מוצריה, לקוחותיה, ציפיותיה מהאירוע ואכזבותיה מאירועים דומים.

סוגי אירועים

יש להבין מהן ציפיותיו של הלקוח הן מהאירוע והן מחברת ההפקה: האם מדובר באירוע רווחה? אירוע שהוא יום עיון לעובדים? השקה? פרומושיין? שיווק? כמו כן, חשוב לעמוד על מטרת האירוע: האם הוא נועד לחיזוק המעגלים החברתיים בחברה? מפגשי סגירת חוזים? ישיבות הנהלה? קד"מ?

קהל היעד

כדי להתאים את אופי האירוע לארגון, חשוב להבין מיהו קהל היעד – מהו טווח הגילים של האורחים, במה הם עוסקים במהלך היום, המיקום הגיאוגרפי שלהם, המצב הסוציואקונומי, התחביבים, וכן האם ביקרו או השתתפו באירוע או בהפקה דומה, ואם כן – באיזו.
כשהאינפורמציה הזו ידועה, אפשר יהיה להרגיש את קהל היעד ולבטא זאת על ידי התאמת האירוע לאופי האורחים בצורה הטובה ביותר. לדוגמה, לקהל שמחבב מוזיקה קלאסית כדאי להוסיף בקבלת הפנים כנר, צ'לואיס, נבל ועוד.

בריינסטורמינג

שיחה ארוכה (של שעה ויותר) עם מנהלת משאבי האנוש, מנהלת הרווחה וכן עם אדם נוסף מהחברה, יכולה לתת פרספקטיבה מצוינת על הקהל ולהבהיר מה חשוב לארגון באירוע ומהן ציפיותיו ממנו. שיחה כזו מגדילה את הסיכויים לכך שהאירוע ינחל הצלחה מסחררת.

התחושה המשודרת באירוע

כדאי לברר מהן ציפיותיו של הלקוח לגבי התחושה שהוא רוצה להרגיש ולשדר באירוע: שמחה? רצינות? אלגנטיות? פשטות? יוקרה ופינוק? אירוע מכירות? אירוע קצר/ארוך? אירוע יחסי ציבור מתוקשר ומעורב בגופי תקשורת למיניהם? אירוע קטן עם מעט אנשים?
ככל שנרד לפרטים הקטנים ביותר, כך נשאל את השאלות הרלוונטיות ביותר ונבין באיזו דרך האירוע יהיה מוצלח יותר, זכור לטווח ארוך ובלתי נשכח.

לוקיישן

בחירת המיקום לאירוע עסקי חשובה מאוד להצלחת האירוע. המיקום צריך להיות נגיש, כיוון שסביר שהלקוח לא ייסע לאירוע מרחק מוגזם או בדרך פקוקה. גם הסדרי החניה חשובים מבחינת הלקוח, לכן יש ליידע אותו אם תהיה חניה מסודרת, ואם היא בתשלום או בחינם.

מתי להגיע

מועד האירוע הוא קריטריון מכריע בהצלחת האירוע. כדי שכל המוזמנים או רובם יגיעו, חשוב לדעת לבחור את תאריך האירוע ואת השעה בחוכמה.

וכמה זה יעלה לכם?

חשוב ביותר לדעת לעמוד בתקציב. תקציבים הם משהו מוגבל, והחברה עושה שיקולים רבים על כדאיות קיום האירוע. שאלת המחיר היא קריטית, ויש לה השלכות רבות על גודל האירוע ועל סוג ה – impact שחברת ההפקה רוצה ליצור.

טיזר לאירוע זה חובה

לאחר הסגירות, ההסכמים וקביעת התאריך לאירוע, יש ליצור מודעות, אהדה ו"חיבור" לאירוע. לצורך כך כדאי ליצור פרומו לאירוע ולפרסם אותו בצורות מגוונות, אטרקטיביות ויצירתיות, וגם לא להסס ליזום שיחה חיובית במסדרונות החברה. עבודת השיווק היא קריטית להצלחת האירוע, שכן חבל שאחרי כל ההשקעה – אנשים לא יבואו.

לסגור את כל הקצוות

יש לסגור את כל הפרטים הקטנים, כדי שלא יווצר מצב שבו משהו חסר או נפל בין הכיסאות. תמיד לבדוק הכל שוב, ולוודא שלא שכחתם פרט כלשהו – אלוהים נמצא בפרטים הקטנים.

מקצועיות זה השם השני שלנו

מקצועיות – משמעה עמידה בלוחות זמנים, השקעה גם בפרטים הקטנים ביותר, תזמון, שירות, ניקיון ואסתטיקה, ובעיקר הנאה באירוע – כי "כל רגע הוא מתנה".

כבוד המנכ"ל (המזמין)

בכל אירוע עסקי כדאי לפנות מעט זמן למחווה קצרה של דברי המנכ"ל, שכן הוא זה שמקצה את הכסף לאירוע (סביר להניח שהוא היה רוצה להודות לכל מי שעזר לו להגיע לאירוע ולמקום שבו הוא נמצא כיום, ולהוקיר את הסביבה).

לפרגן

לאחר האירוע וההצלחה, חשוב להודות לכל מי שתרם והגיע לאירוע. אפשר לשלוח מייל, תמונה, תצלום ומתנה להוקרה ולהערכה.

לסיכום:

לאחר שבדקתם את רקע החברה, מיהו קהל היעד, מטרת האירוע והציפיות ממנו, ולאחר שחשבתם על הקונספט, המועד, המיקום, התקציב והטיזר וסגרתם את כל הקצוות – יש לתת את המקסימום להצלחת האירוע: להתנהל במקצועיות ולפרגן.