כיצד להביא עוד אנשים לאירוע שהפקתם?

לא חבל על כל ההשקעה? הגיתם רעיון לאירוע שיחזק את מעמד החברה ושישנה את הרגלי החשיבה והצריכה בארגון, בניתם קונספט, השקעתם כל כך הרבה כסף, מאמץ וחזון, ושכרתם חברת הפקות. מהי הדרך הטובה ביותר להגיע אל האנשים, ליצור אצלם אהדה והיענות מקסימלית לאירוע ולגרום להם להגיע אליו?
כדי שהאירוע שלכם יהיה מוצלח יותר מקודמיו וייצור אפקט שלא יישכח, אנו נשמח לשתף אתכם בכמה רעיונות יצירתיים.

שירותי ה"חברמן"

לכל אחד יש בארגון איש יחסי ציבור שמכיר את כולם ומקורב אליהם, אדם שהוא חביב החברה או המשפחה, ושבמגע קסמו יכול לגרום לכולם להגיע לאירוע ובכך להביא להצלחתו.

"פייסבוק"

אם הארגון ורוב חבריו שייכים לרשת חברתית זו או אחרת באינטרנט, בלחיצת אצבע אחת אפשר לשלוח הזמנה לאירוע על ידי מאות מיילים ומסרונים להרבה מאוד אנשים.

פרומו יצירתי לאירוע

מומלץ לשלוח מייל לאנשי החברה, או אף לבנות מצגת (אם כי פעמים רבות זה מצריך השקעה ויצירתיות). אם מדובר באירוע בעל קונספט ייחודי, כדאי לשלוח משהו רלוונטי שיחזק את תדמית האירוע והקונספט. אם למשל מדובר בנשף מהאגדות, אפשר ליצור וידיאו שבו אנשי החברה שרים את הג'ינגל כשהם מחופשים לשבעת הגמדים (או לדמות אחרת). תמיד כדאי לרתום לביצוע ההזמנה נציג בכיר או את מנכ"ל החברה, זה יחזק את קשרי העובדים והמנהלים בארגון.

שחקן/דמות לקונספט האירוע

לעתים אף אחד בחברה לא מעוניין להשתתף בפרומו, ולכן כדאי לשכור איש מקצוע שתפקידו לגלם דמות שתייצג את עולם הקונספט ותיצור טיזר מיוחד לאירוע, למשל: שנות ה-60 – אלביס, פסח – אליהו הנביא. השחקן ייכנס למשרדים של כל אחד מהעובדים והמנהלים, ויפתיעו עם מסרון על האירוע. כמובן שזה חייב להיות בסמוך למועד האירוע, שכן אחרת הקהל עלול לשכוח.

פרסום במסדרונות החברה

חשוב להביא את האירוע למודעות העובדים על ידי תליית כרזות, מודעות, באנרים ושילוטים במוקדים מרכזיים בחברה (חדר אוכל, מסדרונות), המודיעים על האירוע חברה הקרב ובא. פרסום כזה, שעלותו אינה גבוהה, ייצור התרגשות מצד הקהל והיענות לאירוע.

פרסום אאוטדור

אם חברתכם היא חברה מפורסמת ומדובר באירוע מפורסם, חשוב ליצור אהדה בציבור ולפרסם את האירוע בעיתונים, ברדיו ובטלוויזיה. זה ייצור התרגשות והיענות גם בקרב עובדי החברה, וגם בקרב הציבור הרחב.

איך לפרסם את יום הכיף

אם מדובר בפעילות חיצונית ("אאוטדור"), כלומר אירוע מחוץ למשרד, כדאי לחפש מרכיב שייחד את המקום שבו תתרחש ההפקה ולפיכך ליצור טיזר לאירוע. אם למשל האירוע מתקיים בירושלים, אפשר להשתמש באבן ירושלמית עם כיתוב התאריך והרישום Save the Date"".

לסיכום:

כדי להביא לאירוע כמות גדולה יותר של אנשים, חייבים לצאת מהקופסה: לחשוב יצירתי ומעניין, ולהביא לכך שהאירוע יישאר בתודעה של הלקוח ולא יישכח. חשוב ליצור לאירוע ייחוד שיהווה סיבה מספיק טובה ללקוח לעזוב את סדר היום שלו ולהגיע לאירוע שארגנת לכבודו. יש כמה אפשרויות לעשות זאת: לשכור איש שיווק מעולה שיפרסם את האירוע, להפיץ את הידיעה ב"פייסבוק" (רשת חברתית באינטרנט), ברדיו ובטלוויזיה, ולפרסם את האירוע בשלטים ובבאנרים. רצוי גם לבצע הקלטות באולפני וידיאו וסאונד ולהיעזר בדמויות, בשחקנים ובאביזרים חווייתיים שידגישו את קונספט האירוע. ככל שתהיו פרועים יותר, כך האירוע יהיה מוצלח יותר וייזכר לתקופה ממושכת יותר. בהצלחה באירועים!