קהל יעד
הגדרת קהל היעד היא צעד חשוב ביותר. פיצוח בריף, ירידה לפרטים הקטנים, פילוח הגילים וחיפוש אחר דמות מפורסמת שיכולה להתאים לקהל – כל אלה יכולים לסייע ביצירת אירוע ממוקד יותר ובהתאמה אישית לקהל.
קונספט וחזון
האירוע חייב לגעת בקונספט מסוים – הקהל, המוזמנים והלקוחות צריכים לחוש שהייתה נגיעה בולטת אך אינה אגרסיבית במטרותיה של החברה, כך שחזון החברה והמסר שהיא רוצה להעביר יבואו לידי ביטוי באירוע. לדוגמה, לחברה שרוצה ליצור שינוי או מהפך במוצריה אפשר להציע אירוע על טהרת קוסמים שיוצרים שינוי ומהפך.
השמיים הם לא הגבול
זהו תנאי חשוב מאוד לקיום אירוע קד"מ. אין דבר כזה אירוע שאי אפשר לבצע, שלא חשבו עליו או שמאמינים שהוא בלתי ניתן לביצוע – הכל אפשרי. למעשה, ככל שהאירוע יהיה פרוע יותר, מעניין, אקטואלי וחדשני, כך ההפקה תייצר מוניטין והאירוע יהיה מוצלח יותר מבחינת ההיענות אליו וההשפעה שלו.
ללכת על הכל
אם יש אפשרות להדגים את הקונספט באופן מוחשי, זו הזדמנות מצוינת להצליח בזכות העזה. למשל, להמחשת רעיון של בטיחות אפשר להביא אבירים בשריון; אם רוצים להציג ביטחון, אפשר להביא דמויות רכות של ספוג, ועוד ועוד.
מכאן מתחיל הרעיון לקונספט לאירוע, וכך הוא גדל והופך להצלחה. בדרך זו של העזה והמחשה הרעיון ייזכר, הקהל יתחבר אליו ויאמין בו, ולבסוף האירוע יגרום ללקוחות לקנות, לעובדים – להאמין ולמכור, ולמנהלים – לנהל טוב יותר.
פרומושן
מומלץ לפרסם את קיום האירוע מראש כדי ליצור טיזר, התעניינות ואהדה חיובית. בסוף הסיקור כדאי להעניק שי לעיתונאי שטרח להגיע ונתן מעצמו (כמובן מומלץ לא להגזים, כדי שלא יהיה רושם שמדובר בהנאת טובה).
עיתונאי וצלם לאירוע
סיקור האירוע בצורה טובה ואיכותית חשוב לחברה, לקמפיין ולאירוע, כדי שיזכרו אותו ויוכלו לפרגן בזכותו במשרד יחסי הציבור של החברה. יש להזמין כתבים רלוונטיים, ואם זה לא מתאפשר – חשוב להזמין צלם שייסקר את האירוע ואת ההפקה, ולשלוח את התמונות למוקדים הרלוונטיים והמעוניינים – "ידיעות אחרונות", "לאשה", מגזין "GO", רדיו, טלוויזיה מקומית ועוד.
כמו כן, במהלך האירוע חשוב לארגן ריאיון אישי עם מנכ"ל החברה או עם נציג בכיר מטעם החברה. כך יוכל העיתונאי להתרשם, לקבל סקופ ולהעביר את המסר, הקונספט, התוכן וההיקף של האירוע לקהל היעד.
סלבס
להביא לאירוע מפורסמים וסלבס זה תמיד נוצץ ומושך את העין, השמועות עפות מהר וכל אחד היה רוצה פיסת זיכרון עם הסלב האהוב. זה מביא עיתונות ומפורסמים נוספים, והאקשן יוצר סביב האירוע באזז תקשורתי אדיר, שבסופו כל האירוע רוכב על הגל הזה.
מחפשים מקום לערוך בו את הכנס הבא שלכם? מגוון מקומות מיוחדים לאירועים עסקיים פרוסים בפניכם בפורטל מקומות מיוחדים לאירועים.
לסיכום:
אירוע כנס, פרסום ויחסי ציבור לחברה הוא אירוע קריטי בהתהוותה של החברה והתדמית שהיא מקבלת בקרב הכלל. לכן חשוב מאוד ליצור קונספט, ויז'ן ופרומושן, לפלח את קהל היעד ולהביא גימיקים שייתפסו בזיכרון ובתודעה של הלקוחות, של העובדים ושל המנהלים, ובכך ליצור התחברות רגשית למוצר באירוע ואחריו.
